GESTION DE L’ASSOCIATION

1-COMITÉ

• Le comité doit minimalement être formé d’un président(e), un vice-président(e), un secrétaire, un trésorier, 2 ou plus directeurs ou assistant jusqu’à concurrence de 9 personnes maximum.

• Un directeur réserviste peut être nommé lors de l’AGA. Cette personne prend part aux réunions comme tous les membres du CA. Elle n’a cependant pas le droit de vote. Cette personne prendra la place d’un membre en cas de démission durant l’année en cours.

2- NOMINATION DU COMITÉ

Le comité est choisi une fois par année lors de l’assemblée générale annuelle. Les membres sont choisis respectivement par les membres de l’assemblée par vote de proposition. Les membres doivent avoir leur carte de membre valide de l’année en cours.

3- NOMINATION DU PRÉSIDENT ET DU COMITÉ

Toute personne voulant postuler au poste de président doit obligatoirement avoir un minimum 1 an d’expérience dans le comité de l’association depuis les cinq dernières années. Par la suite, les postes sont choisis à l’interne par les membres formant le nouveau comité.

4-INTRODUCTION D’UN NOUVEAU MEMBRE DANS LE COMITÉ APRÈS L’ASSEMBLÉE D’ÉLECTION

S’il y a démission d’un membre après le début des activités, le directeur réserviste prend sa place. Le comité en place peut décider d’accepter un nouveau membre en tant que directeur réserviste. Le comité a le choix de le remplacer ou non en cours de saison.

5- MANDAT

Un mandat de 2 ans est donné en tant que membre du conseil de direction. Un mandant de 1 an sera assigné pour les postes au sein de l’exécutif. 

6-ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

• L’AGA de l’association a lieu 1 fois par année lors de la soirée de remise des prix. Il faut que 10% des membres soient présents pour que l’AGA puisse avoir lieu. Chaque membre doit signer la feuille de présence.

• Le varia de la réunion peut être ouvert ou fermé à la décision du comité. Si le varia est fermé, tous les membres doivent pouvoir soumettre leurs points à avant la réunion.

CAVALIER

1- TENUE VESTIMENTAIRE

La tenue vestimentaire est de type western (chapeau, chemise manche courte ou longue ou slinky, bottes, jeans). Le port du casque de protection est également obligatoire pour les moins de 18 ans ainsi que tous les cavaliers participant aux classes jeunes. Le chandail (slinky) doit être à manche longue, assez long pour rentrer dans le pantalon et doit être muni d’un col en rond (pas en V, et pas de décolleté). Le port de la ceinture est à la discrétion du cavalier. Les élastiques aux pieds lors des compétitions sont tolérés à la discrétion du juge.

2- PROFESSIONNALISME

• Aucune drogue ou boisson alcoolisée n’est permise pendant la compétition. Les cavaliers doivent être respectueux envers eux et les autres ainsi que les animaux, et ceci dans le ring et sur le site.

• Le langage du cavalier doit être adéquat et ce, en tout temps sur le site de compétition.

• Toute violence verbale ou physique envers les animaux et toutes autres personnes sera réprimandée par le comité de discipline.

• Il est interdit de revenir sur la décision du juge ou du comité de discipline, sauf en faisant appel.

• Le cavalier doit respect et diplomatie envers le juge, le maître de piste, les bénévoles, les membres et toutes les personnes présentes sur le site.

• Le cavalier doit se conformer aux règlements en tout temps.

**Si non-respect des règlements avec ou non récidive, le comité de discipline devra étudier le cas. **

3- BLESSURE

• Si une blessure survient, le cavalier blessé peut décider de faire monter son cheval par un autre cavalier. S’il prend cette décision, il ne pourra pas revenir en compétition de la fin de semaine.  

• Si le cavalier blessé décide de ne pas faire monter sa monture par un autre cavalier, ses classes de la journée ne lui seront pas remboursées, à moins d’en faire la demande avant 9h le matin. Il peut cependant se faire rembourser les classes de la journée suivante avant 9h la journée suivante.  

 

MONTURE

1-ÉTAT DE LA MONTURE

 Il doit être sain, présentable, sans aucune boiterie ou plaie frappante. Aucune pièce d’équipement de fabrication artisanale n’est acceptée.

2- TEST COGGIN ET VACCINS

Le test coggin ainsi que les vaccins sont obligatoires pour participer à nos compétitions. Ils sont demandés lors des inscriptions sur Équi-go. Pour les montures qui participent seulement aux exhibitions, les documents sont également obligatoires et peuvent être demandés à tous moments de la saison pour une vérification.

3- BLESSURE

• Si le cheval se blesse, un changement de monture peut être fait si le secrétariat est avisé avant 9h le matin. Votre équipe cavalier/cheval doit être créé dans Équi-go pour accepter le changement.

• Aucun remboursement sur aucune classe de la journée ne sera fait dès que la journée de compétition est débutée après 9h. Il peut cependant se faire rembourser les classes de la journée suivante avant 9h le matin.

• Pour les rodéos, une preuve vétérinaire peut être exigée pour un remboursement, la décision revient au comité en place.

 

COMITÉ DE DISCIPLINE

Afin de faire respecter l’ensemble de nos règlements qui peuvent porter à interprétation, nous avons mis en place la formation d’un COMITÉ DE DISCIPLINE.

• Lors des comportements fautifs, le juge doit lever son drapeau rouge et donner un avertissement verbal aux compétiteurs.

• Si le comportement se reproduit une 2e fois, le juge doit lever son drapeau rouge et disqualifier le compétiteur de la présente course.

• Si le comportement persiste, le juge doit lever son drapeau rouge et nous ferons appel au comité de discipline.

***Lors d’un comportement jugé GRAVE, le juge peut directement faire appel au COMITÉ DE DISCIPLINE. ***

Ce comité sera formé de façon aléatoire de 2 membres du comité, de 2 membres compétiteurs et du juge. Ensemble ces 5 personnes devront établir la sanction à appliquer aux compétiteurs fautifs. Voici les 3 options qui s’offrent au comité de discipline :

1. Disqualification pour le reste de la journée de compétition.

2. Suspension pour le reste de la fin de semaine.

3. Suspension pour le reste de la fin de semaine et la fin de semaine suivante.

***Aucun remboursement ne sera effectué***

La sanction s’applique aux compétiteurs et non à l’équipe cavalier/cheval.

Les avertissements sont cumulatifs au cours de la saison.

Finalement, le comité se réserve le droit de donner un avertissement à tout compétiteur qui ferait preuve d’une conduite antisportive. Le membre du comité doit mentionner aux compétiteurs : Voici un avertissement pour une conduite antisportive et aller avertir le juge.

 

INSCRIPTION

1- CARTE DE MEMBRE

La carte de membre est valide pour une saison, du 1er janvier au 31 décembre. Le prix de cette carte sera établi par le comité en place. La passe de jour sera déduite à l’achat d’une carte de membre.

La carte de membre sera gratuite pour les membres du comité. Une déduction de 30$ sera faite sur le prix de la carte de membre familiale.

2- SECRÉTARIAT

Les inscriptions se prennent sur Équi-go et ferme le jeudi à 18h00. Nous ouvrons des inscriptions retardataires de vendredi 8h à samedi 8h. Le frais de secrétariat passe de 10$ à 15$.

Pour une modification sur le choix de vos classes, celle-ci peut être modifiée si les inscriptions ne sont pas terminées. Pour une modification sur l’ordre de passage, la décision revient aux secrétaires, qui pourront juger de la pertinence de la demande, exemple trop de chevaux collés, sauvetage pour aider le sauteur etc…

3- CATÉGORIE DES CLASSES

• Débutant

Les frais d’inscriptions pour les classes débutantes sont de 3$/ classe. Aucun frais de secrétariat n’est chargé si la monture participe seulement à ces classes. Des rubans (1-2-3) seront remis aux gagnants de chaque classe. Un ruban de participation sera remis à tous les cavaliers qui n’ont pas gagné. Une monture peut faire équipe avec plusieurs cavaliers différents dans la même classe débutante. Un accommodation dans l’ordre de départ peut être faite pour aider les cavaliers à changer de monture.

Un cavalier peut être accompagné d’un adulte dans le manège, avec ou sans laisse.

Un cavalier débutant peut participer à toutes autres classes non offertes dans le débutant excluant les grands prix.

Un cavalier débutant peut participer à toutes autres classe avec une monture différente.

Un cavalier qui effectue des temps de 3D dans la majorité de ses classes ne peut plus s’inscrire dans les classes débutants, il doit changer pour les jeunes ou les 2D/3D.

• 2D/3D

La classe femme est pour les barils seulement.

Un minimum de trois équipes cavalier/cheval est requis afin que la classe ait lieu 1D.

Il faut un minimum de 7 équipes cavalier/cheval afin que la classe soit offerte 2D.

Il faut un minimum de 21 équipes cavalier/cheval afin que la classe soit offerte 3D, pour les barils femmes, hommes et jeunes uniquement.

 

Toutes les classes sont offertes 2D à l’exception du sauvetage qui est offert 1D seulement peu importe le nombre d’inscriptions.

 

• Maturité

Il n’y a pas de classe futurité, mais plutôt une classe maturité. Les chevaux ayant 7 ans et moins sont admis pour cette classe. Une preuve d’âge est exigée. La classe maturité est une classe indépendante c’est-à-dire qu’elle ne fait pas parti des cumulatifs centres.

 

 

• Jeune

La classe jeune est pour les personnes ayant 18 ans et moins dans l’année en cours. C’est-à-dire l’âge du cavalier au 1er janvier. Cette division est offerte pour les barils, le slalom et l’aller-retour.

Un cavalier ne pourra pas s’inscrire à la fois dans la catégorie jeune et dans la catégorie 2D/3D avec la même monture. Un cavalier jeune peut s’inscrire dans la classe maturité et la classe grand prix avec la même monture car elles sont considérées comme des classes indépendantes.

Le cavalier possédant plus d’une monture peut choisir de courir une monture dans la catégorie jeune et autre monture dans la catégorie 2D/3D.

 

 

• Exhibition

La classe exhibition est ouverte à tous.

Aucune bourse n’est allouée pour cette catégorie.

Il y aura un maximum de 80 exhibitions possible le samedi ainsi que le dimanche matin.

Les exhibitions se dérouleront entre 8h00 et 10h00 MAXIMUM.

Vendredi des exhibitions sont ouvertes à tous, sans limite par cavaliers à moins d’une contrainte de temps.

Le nombre d’exhibitions est de 3 par cheval à moins d’avis contraire.

Les inscriptions seront prises au secrétariat aux heures prédéterminés sur le Facebook de l’association. Premier arrivé, Premier servi. Vous pouvez faire acheter vos exhibitions par une autre personne.  Nous fonctionnerons avec une liste et vous choisirez votre ordre de passage.

Le vendredi soir, les exhibitions sont illimitées.

Le coût est de 5$/exhibition, 1 minute. Si la minute est dépassée une amende de 10$ est chargée et le cavalier doit acquitter les frais avant de retourner dans le manège.

 

• Baril 5D

Les bourses sont partagées à chaque demi-seconde.

 

4-FINALE/BONUS

Tout le monde court pour les bourses normales d’une compétition. Cependant les 5 finalistes par classe (1D / 2D / 3D) vont aussi courir pour un bonus d’argent supplémentaire.

Si une personne avec un même cheval se classe dans le bonus 1D et le bonus 2D, la personne choisit si elle court pour le bonus 1D ou le 2D. Elle devra faire son choix avant le début de la compétition et respecter son choix pour la fin de semaine. Si elle n’avertit pas le comité, elle sera automatiquement placée dans le 1D.

5- NOMBRE DE CHEVAUX PAR CAVALIER

Un cavalier peut passer un maximum de 4 chevaux par classe régulière.

 

RÈGLEMENT EN MANÈGE

• Le cavalier a 1 minute, à moins d’avis contraire de notre juge, pour entrer dans le ring. Il a droit à 1 avertissement dans la journée avant d’être disqualifié.

• Il est interdit de tourner plusieurs fois autour du baril. S’il tombe, on continue sa course sinon on risque de se faire disqualifier pour le reste de la journée. Exception : la classe exhibition et maturité.

• Un cavalier au sol peut entrer un compétiteur de moins de 18 ans ou  une personne handicapée avec sa monture dans le ring, mais il ne doit pas dépasser la ligne du manège, la chute sous peine de disqualification. Le cavalier peut débarquer ou non de son cheval avant de sortir du ring.

• Pour les cavaliers débutants, ils peuvent être accompagnés dans le ring.

• Il est interdit de mettre des barils, pôles ou obstacles pour s'entraîner dans le manège de compétition du vendredi 12h00 au dimanche. Pour une première infraction 25$ de pénalité sera chargé pour toutes personnes pris à les utiliser. Pour les secondes infractions. Une disqualification pour 1 journée de compétition sera appliquée et aucun remboursement ne sera fait si les inscriptions de la journée sont faites.

• Lors d’une défectuosité du chronomètre, le cavalier a droit à 2 reprises au moment de son choix. Un tracteur sera passé spécialement avant et après sa 1re reprise. Si le cavalier met fin à sa 1re reprise ou avertit le juge de manière évidente avant de fermer le chronomètre il pourra avoir droit à une 2e reprise. À ce moment, le cavalier devra passer à la fin de la classe sans nouveau tracteur.

TRACTEUR

Les tracteurs seront préétablis.

Exhibitions : 20 chevaux

Jeu de centre : 7 chevaux

Jeu de tour : 5 chevaux

Relais : 3 équipes

Cet ordre sera respecté en tout temps à moins que le terrain ne le permette pas. Dans ce cas, les directeurs du terrain ainsi que le juge pourront, à la fin d’une classe modifier les tracteurs et ce, pour le reste de la fin de semaine.

 

Durant les tracteurs, les cavaliers avec leurs montures sont tolérés dans la chute seulement et ils ne devront pas retarder la compétition sans quoi le juge ou le comité se réserve le droit de l’interdire pour la fin de semaine.

 

PROTOCOLE EN CAS D’APPEL

La personne doit faire une requête à un membre du comité qui sera acheminé au conseil exécutif en la présence du juge et du cavalier impliqué dans cette cause. La décision de faire appel doit être prise dans la même journée de compétition. S’il y a appel, les points et les bourses seront maintenus en attente de la décision du comité pour le reste de la journée. Exception : la classe exhibition

CUMULATIF DE FIN DE SAISON

1-TROPHÉES OU CADEAUX

Chaque classe aura son cumulatif de points, aucune classe ne sera regroupée. Les points sont calculés pour l’équipe cavalier-cheval. Le relais et le sauvetage ne font pas exception, les points vont à l’équipe entière et non seulement au cavalier. Il y a un prix pour le champion et un prix pour la réserve incluant le grand prix 5D.

Pour les prix de fin d’année dans le 2D et 3D, il faudra que la classe ait eu lieu 2D à 50% + 1 des journées de compétitions dans l’été.

Pour les débutants, des prix seront remis aux cumulatifs des classes débutants, comme les grands champions. Nous donnons un prix aux 3 premières positions.  Tous les débutants ayant leurs présences recevront un prix de participation.

Il y a un prix pour les grands champions pour les jeux de centres, les jeux de tours et les jeunes. Pour y avoir droit, il faut que le compétiteur ait fait 50% plus 1 journée de compétitions de la saison régulière. Pour être nommé grand champion le cavalier doit avoir accumulé des points dans un minimum de 2 classes de la catégorie sans quoi, il ne peut être grand champion excluant la classe de grand prix de barils 5D.

 

Dans la catégorie grand champion jeune, les classes barils jeunes, slalom jeune et aller-retour jeune sont comptabilisées.

 

Dans la catégorie centre nous comptons toutes les classes de centres excluant le baril 5D et le baril maturité.

 

Dans la catégorie tour nous comptabilisons les 3 classes de tour de ring. Dans les classes d’équipe, un cavalier peut faire équipe avec plusieurs partenaires, dans cette situation il n’aura pas les présences requises pour son prix de la classe mais pour le grand champion si le cavalier a ses présence ses points pourront être comptabilisés.

 

2-POINTS DE FIN D’ANNÉE

Les points de fin d’année sont comptabilisés de cette manière peu importe le nombre de concurrents dans la classe:

Classement                                            Pointage

1                                                             10

2                                                             9

3                                                             8

4                                                             7

5                                                             6

6                                                             5

7                                                             4

8                                                             3

9                                                             2

10                                                           1

Lorsqu’il y a une égalité lors d’une journée de compétition chaque cavalier recevra le nombre de points qu’il devrait avoir (exemple une égalité en deuxième position, chaque cavalier recevra 9 points pour cette journée).

 

Lors d’une égalité au total de points de la saison la personne ayant le plus de première position sera nommée champion, s’il y a encore égalité nous procéderons avec le même principe, le cavalier qui a le plus de 2e position et ainsi de suite.

 

BOURSE

Le tableau de distribution des bourses vous sera fourni sur demande.

Advenant le cas, dans une classe 2D qu’un compétiteur effectue le seul temps appartenant à cette division. Il ramassera ses points de la première position ainsi que la bourse de la première position. Le reste des bourses appartenant au 1D sera décalé afin de payer le plus de gens possible. Cependant, les points ne seront pas décalés.

RING

Il doit avoir une dimension de 100 pieds X 200pieds pour être règlementaire. Le comité peut accepter un ring qui n’a pas ces dimensions au préalable.

Un périmètre de sécurité doit pouvoir être mis en place afin de séparer les chevaux des spectateurs.

Un atout bien apprécié est la disponibilité d’eau sur le site près du ring.

ASSURANCE

Pour de plus amples détails, contactez un membre du comité.

CONTRAT

Les coûts du contrat seront révisés par le comité, selon la nécessité.

PARADE

La parade sera faite à la demande du promoteur durant la fin de semaine et il y aura uniquement les porteurs de drapeaux dans le manège à moins d’une demande d’un promoteur.

PERSONNELS

Voir annexe pour le tarif du personnel.

COUT D’ENTRÉE

Le prix d’entrée est fixé à 45$ par véhicule motorisé pour la fin de semaine pour les compétitions régulières. Sinon le coût est de 25$ par jour. Pour les rodéos et l’exposition agricole de Portneuf des spécifications seront apportées. Le promoteur peut fixer un tarif pour tous les spectateurs à sa guise.

 

L’Association Western de Portneuf se réfère au livre des

Règlements de Cheval Québec pour établir ses règlements.

Les règlements de l’AWP ont une priorité absolue sur tous les autres règlements dans le domaine équestre.